Habt ihr auch schon festgestellt, dass die ohnehin schon recht üppige Email Flut weiter angestiegen ist weil sich derzeit die Kontakte mit den Kollegen und Teams auf den rein elektronischen Informationsaustausch beschränkt? Grund genug, über die Verwendung dieses Tools und besser geeignete Alternativen, nachzudenken.

Bei genauerer Analyse meiner eigenen Mailbox ergibt sich folgendes Bild:

• zentrale Informationen des Unternehmens – Aufkommen: gering
• Korrespondenz mit Partnern außerhalb des Unternehmens – Aufkommen: gering
• Informationen, welche mir in Carbon Copy mitgeteilt werden – Aufkommen: hoch
• inhaltliche Fragen und Antworten auf Fragen – Aufkommen: hoch
• Diskussionen und „Projektkorrespondenz“, wie zb. Verteilung von Aufgaben und Abrufen von Stati – Aufkommen: sehr hoch

Wir haben uns an dieses Werkzeug schon so sehr gewöhnt, dass wir dessen Verwendung nicht mehr hinterfragen. Denken wir an die Zeit vor Email zurück. Hätten wir damals auch jedesmal zu Papier und Stift gegriffen und physische Briefe versendet? Wohl kaum. Stattdessen gingen wir zu den Kollegen ins Büro oder griffen zum Telefon. Wir führten Protokolle und legten sie zentral ab. Mit der elektronischen Variante des physischen Briefes gehen wir jedoch viel großzügiger um. Meine eigene Selbstreflexion liefert mir dafür mehrere Gründe.

Arbeitsanweisungen (Aufträge) lassen sich einfach und schnell delegieren

Das ist gleichzeitig richtig wie auch falsch! Wir gehen von der Annahme aus, dass der Empfänger den Auftrag zeitnah liest, versteht und ausführt. Bei kleineren Arbeitspaketen geschieht dies in der Regel auch, es ist jedoch nicht selbstverständlich. Nur weil wir ein Mail verschickt haben bedeutet das nicht, dass unser Gegenüber auch sofort mit der Umsetzung beginnen wird. Damit aus einer Anforderung ein Auftrag wird, bzw. ein Auftrag ausgeführt wird, bedarf es des  Committments zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Wir implizieren das, dürfen es aber nicht voraussetzen! Der bessere und richtige Weg ist, die Anforderung zu dokumentieren und mit unserem Gegenüber zu besprechen. Erst danach, wenn unser Gegenüber die Übernahme bestätigt hat, haben wir einen Auftrag erteilt und dürfen von einer korrekten und fristgerechten Umsetzung ausgehen.

Eine Mailbox sorgt nicht für ausreichend Nachvollziehbarkeit. Was agile Teams schon seit Beginn an praktizieren ist Tasks zentral und für alle einsehbar zu erfassen und zu tracken. Kanbank Boards wie Microsoft Planner, Jira oder Trello haben sich dafür perfekt bewährt. Informationen und Entscheidungen werden beim jeweiligen Task erfaßt und stehen nachvollziehbar dem gesamten Team zur Verfügung. Man kann damit priorisieren und planen und erhält auf Knopfdruck einen umfangreichen  Status. 

Das Konsequente Erfassen von Anforderungen in einem dafür geschaffenen Tool steigert die Produktivität deutlich und entlastet die Mailbox. Klingt logisch, doch wie ich bei meiner Selbstreflexion festgestellt habe, halte auch ich mich nicht immer daran und „leide“ unter den daraus resultierenden Nachteilen.

(Projekt)Stati können mit geringem Aufwand kommuniziert werden

Wie oft erhalten wir Anfragen zu diversen Stati vom Management oder den unterschiedlichen Stakeholder und beantworten sie auch gleich brav per Email. Job done! Ja, aber nicht nachhaltig. Wir wissen, dass im Grunde alle Beteiligten an einem Projekt zu jeder beliebigen Zeit den Bedarf haben, über „ihr“ Projekt informiert zu werden. Mit Email-Kommunikation läßt sich dieser Bedarf nicht zuverlässig und vertretbarem Aufwand abdecken. In unseren Projekten verwenden wir für die Bereitstellung von Dokumentationen aller Art – also auch für Statusberichte – Collaboration Plattformen wie Microsoft Sharepoint oder Confluence. Die Einstiegsseite enthält bei uns immer ein Projekt-Dashboard, welches wöchentlich aktualisiert wird. Um Rückfragen zu vermeiden, geben wir auch immer das Datum an, an dem der nächste Statusbericht publiziert wird. Dadurch haben alle Stakeholder die gleiche Sicht auf das Projekt und wir deutlich weniger Aufwand in der Kommunikation – und Anfragen in der Mailbox.

Inhaltliche Fragen und Antworten

Hier ist wieder Selbstdisziplin gefragt, denn Antworten erhält man üblicher Weise auf Fragen, die man selbst gestellt hat. Da man in Mails normalerweise ausschließlich Antworten auf gestellte Fragen erhält klärt man aus eigener Erfahrung den Informationsbedarf am besten im persönlichen Gespräch ab. Sachverhalte sind meist sehr facetten- und umfangreich. Persönliche Gespräche liefern durch den aktiven Austausch bessere Ergebnisse. Für die Nachhaltigkeit bietet es sich an, diese Informationen in einer (persönlichen) Knowledge Base festzuhalten. In der Regel werden diese  Informationen zu späteren Zeitpunkten wieder benötigt und wir wissen: in unserer Mailbox werden wir sie dann nicht mehr finden.

Informationen, die ich in Carbon Copy erhalte

Derartige Mails dürfen im besten Fall ein paar Tage in meiner Mailbox bleiben, oftmals werden sie sofort gelöscht. So hart es klingt: In dem Fall ist Aufklärungsarbeit im Team oder einem weiteren Personenkreis erforderlich. Wenn ich Mails in „CC“ erhalte gehe ich davon aus, dass sie für mich nicht von Belang sind. Diese Einschätzung ist zwar nicht immer korrekt, sie trägt jedoch wesentlich zur „Erziehung“ meines Umfelds bei.

Korrespondenz mit Partnern außerhalb des Unternehmens

Diese Emails lassen sich nur dann zumindest einschränken, wenn Mitarbeiter eines Lieferanten auch aktiv in einem Projekt mitwirken. In dem Fall – siehe Collaboration Tools – haben sie meist auch Zugriff auf relevante Informationen. Das Mailaufkommen in dieser Kategorie ist jedoch so gering, dass es bei mir keiner besonderen Maßnahmen bedarf.

Mein Fazit

Mit Selbstreflexion, Disziplin und den richtigen Werkzeugen wird man nicht nur der Flut an Emails Herr, sondern schafft Nachhaltigkeit, Transparenz und damit Produktivität. Bevor wir einen (negativen) Beitrag zur Maillawine leisten sollten wir uns folgende Fragen stellen:

• Ist in dem konkreten Fall ein Mail das richtige Medium oder sollte ich nicht besser das direkte Gespräch suchen?
• Könnten die Informationen nachhaltig für einen größeren Personenkreis relevant sein?
• Handelt es sich um einen Auftrag, den ich planen oder priorisieren und tracken muss?
• Habe ich den Verteiler mit ausreichend Bedacht gewählt?

Wenn wir davon ausgehen, dass die aktuelle Situation die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten nachhaltig verändern wird, sollten wir die Gelegenheit nutzen um unsere Kommunikation im Sinne aller Beteiligten zu optimieren. Und am besten gehen wir selbst mit gutem Beispiel voran.